Abbiamo lungamente trattato sulla digitalizzazione dei processi aziendali e sull’importanza di tale scelta, ma da dove partire?
Non sottovalutare la digitalizzazione e l’introduzione di un nuovo gestionale
- Come procedere con l’inserimento di un nuovo gestionale in Azienda?
- In che modo stabilisco qual è quello più adatto sul mercato ?
La decisione può essere condotta in due modi differenti:
- Il gestionale si adatta alla realtà esistente,
- Si impone un gestionale rigido che impone delle regole specifiche.
Come procedo per fare la scelta migliore per la mia Azienda?
Dopotutto, la spesa da sostenere non è di sicuro irrisoria, prenderla a cuore leggero può diventare controproducente per l’Azienda.
Per non parlare del percorso verso la progressiva digitalizzazione. È sufficiente acquistare dei laptop e collegare i macchinari industriali?
Siamo sicuri che basti implementare il nuovo strumento per riuscire a ottenere successo? Gli strumenti sono dei mezzi per perseguire un obiettivo, ma ricordiamo che a utilizzarli sono le persone.
L’azzardo in questo caso è quello di trovarsi intrappolati in un acquisto inadatto alla propria struttura aziendale, troppo semplice o troppo complesso. Si rischia di instaurare un clima di frustrazione dovuto all’impossibilità di perseguimento degli obiettivi per l’Azienda.
Definire le basi per apportare il cambiamento
L’eliminazione delle criticità in fase preliminare e l’adattamento dei processi aziendali sono il punto chiave per la digitalizzazione dei processi aziendali, poiché consentono di individuare la soluzione adatta alle esigenze specifiche.
È opportuno verificare se si sta lavorando in linea con gli obiettivi strategici. Eliminare le inefficienze è passaggio obbligato per evitare di acquistare un prodotto che rischia di essere completamente discordante da quanto effettivamente necessario.
Prima di procedere all’acquisto, quindi, si provvede a un percorso di mappatura dei processi.
Grazie alla mappatura dei processi è possibile individuare la rappresentazione visiva della struttura aziendale e, eventualmente, valutare se deve essere ottimizzata. Solo in seguito si procederà con la ricerca del gestionale più coerente con le esigenze del cliente.
In questa prospettiva è necessario definire un obiettivo in linea con le esigenze del cliente.
La mappatura dei processi aziendali come strumento per comprendere la struttura della tua Azienda
L’analisi condotta inizialmente viene detta analisi As Is. Si procede a considerare i processi in un preciso istante, solitamente prima che venga implementato un cambiamento. Questo strumento è utile per delineare la fotocopia dell’Azienda e comprendere quelle che sono le criticità, i colli di bottiglia e le inefficienze esistenti.
Nello specifico si individuano quelli che possono essere i gap con gli obiettivi strategici. In questo modo si delinea un percorso progressivo per l’implementazione del cambiamento.
Le caratteristiche che definiscono un processo
L’analisi preliminare a delineare la mappatura aziendale viene condotta attraverso interviste, brainstorming, focus group, questionari agli stakeholder, analisi della documentazione esistente.
Per individuare un processo questo deve presentare alcune caratteristiche fondamentali. Deve:
- Essere misurabile,
- Erogare risultati specifici,
- Orientarsi verso il cliente,
- Rispondere a eventi specifici.
Riprogettare il processo prima di introdurre le nuove infrastrutture
In seguito all’analisi As Is si procede con l’elaborazione della mappatura dei processi detta To Be, che indica la situazione futura a cui si ambisce.
Quindi, dopo aver individuato tutte le criticità legate al processo, si elabora un documento in cui non solo i problemi vengono risolti, ma si crea un nuovo processo che permetta di implementare il gestionale in modo semplice o procedere con la digitalizzazione dell’Azienda.
L’obiettivo finale implica il miglioramento in termini di efficienza ed efficacia del processo aziendale effettivo. In questo caso, per digitalizzare i processi aziendali si procede con una rielaborazione che sfrutta i moduli di automazione e controllo offerti dalle nuove piattaforme tecnologiche.
Monitorare e misurare le performance
In seguito all’introduzione del cambiamento si procede a monitorare l’andamento dei nuovi processi implementati rispetto a quelli esistenti, ma soprattutto se la soluzione messa in atto è in linea con i risultati attesi.
Di conseguenza si prevede la definizione di alcuni indicatori di performance, che analizzano i processi basandosi su:
- Qualità,
- Costo (in termini di risorse consumate),
- Tempo impiegato (validità, flessibilità),
- Efficienza del flusso.
La digitalizzazione dei processi aziendali o l’introduzione di un nuovo gestionale richiedono uno studio a monte, che permetta di non dissipare le risorse attribuibili a un investimento di tale portata.
